Los asistentes ejecutivos y los asistentes administrativos se encargan de las responsabilidades laborales que se ocupan del trabajo de oficina, ayudar a otros y la administración general de la oficina. La única diferencia principal entre estas dos posiciones es el punto de servicio.
Si es un asistente ejecutivo, la mayor parte de su trabajo consistirá en brindar ayuda a un ejecutivo de la empresa o un grupo de ejecutivos. Como asistente administrativo, proporciona tareas generales de administración de oficina para un departamento o equipo.
Ambas posiciones requieren el uso de computadoras en el lugar de trabajo. Usted será responsable de saber cómo usar fotocopiadoras, sistemas telefónicos y máquinas de fax. Es posible que se le pida que tome notas en las reuniones del departamento o de la empresa, capacite a los nuevos miembros del personal y dirija a los visitantes sobre el lugar al que deben ir.
¿Cuáles son las funciones laborales de un asistente ejecutivo?
A los asistentes ejecutivos a menudo se les pide que organicen el horario de un miembro específico de la C-Suite o de un grupo de ejecutivos. Los deberes del trabajo incluirían la administración del calendario, la administración del horario diario y el establecimiento de citas. Se pide a algunos asistentes ejecutivos que supervisen directamente a los asistentes administrativos en la oficina.
A algunos se les puede pedir que preparen documentos, cartas, diapositivas o demostraciones que el equipo ejecutivo utilizaría para una presentación. También puede haber tareas asignadas que sean similares a las de un asistente administrativo.
Para convertirse en asistente ejecutivo, la mayoría de las agencias requieren al menos algún tipo de educación postsecundaria. Hay más oportunidades para las personas con un título de 4 años o un título de posgrado que un diploma de escuela secundaria. Algunos asistentes administrativos pueden sustituir la experiencia laboral directa por los requisitos educativos que algunas agencias pueden estipular.
¿Cuáles son las funciones laborales de un asistente administrativo?
Los asistentes administrativos a menudo son responsables de ingresar datos en las bases de datos corporativas. Es posible que se le pida que mantenga los archivos impresos, dirija a los visitantes a ubicaciones específicas y proporcione un servicio básico al cliente contestando los teléfonos.
Existen responsabilidades específicas de la industria que también se pueden solicitar a algunos asistentes administrativos. Se le pedirá a un asistente administrativo médico que registre registros médicos, programe citas o seguimientos y se asegure de que los pacientes hayan completado correctamente la documentación para cada visita.
Es posible que se le pida a un asistente administrativo legal que organice los documentos para las presentaciones judiciales, realice investigaciones básicas y otras tareas específicas según se solicite mientras es supervisado por asistentes legales o abogados.
La mayoría de las personas califican para un puesto administrativo de nivel de entrada con algunas habilidades básicas de oficina y un diploma de escuela secundaria, GED o equivalente. Para aumentar sus posibilidades de ser contratado, puede ser necesario un título de 2 años de 4 años. Algunas industrias pueden requerir una certificación personal como parte del proceso de calificación laboral.
Requisitos de capacitación para asistentes ejecutivos y asistentes administrativos
Ambos puestos de trabajo requieren habilidades generales de oficina. Algunas empresas pueden exigir a los solicitantes de empleo que demuestren que tienen experiencia en procesamiento de textos, mecanografía o administración de información. Es posible que se le pida que pruebe sus habilidades a través de una prueba de mecanografía, cuestionarios sobre programas específicos o discusiones en grupos pequeños.
Al igual que con cualquier puesto nuevo, los asistentes ejecutivos y los asistentes administrativos deben pasar por un período de orientación para nuevos empleados. Esto puede incluir lo que se llama un “período de prueba” de empleo. Durante un período de prueba, el empleador se reserva el derecho de rescindir una oferta de trabajo si se violan las reglas o si el empleado no parece encajar bien en la empresa.
Cualquier período de prueba que corresponda debe comunicarse claramente al empleado como parte de la oferta de trabajo.
Puestos de oficina pequeña o de oficina grande para estos profesionales
Aunque los deberes laborales de los asistentes ejecutivos y auxiliares administrativos son similares, también son muy diferentes según el tipo de empleador que ha ofrecido el puesto.
Trabajar en una oficina pequeña es una experiencia diferente en comparación con trabajar en una oficina grande.
Estas son algunas de las diferencias que se pueden esperar al comparar la misma posición en cada entorno de oficina único.
- Los asistentes ejecutivos de oficinas pequeñas pueden apoyar a todo el equipo de liderazgo. Si la oficina es muy pequeña, el asistente ejecutivo también puede servir como asistente administrativo principal. Algunas tareas pueden ser asumidas por los ejecutivos de la empresa en lugar de delegarlas en estos puestos.
- En una posición de oficina de tamaño mediano, hay más separación entre los asistentes ejecutivos y administrativos. Cada equipo tendrá un asistente administrativo, mientras que puede haber un asistente ejecutivo. En esta situación, el asistente ejecutivo probablemente serviría al director ejecutivo (o equivalente), mientras que cada asistente administrativo reportaría a un supervisor de departamento.
- En un entorno de oficina grande, hay equipos de asistentes ejecutivos y asistentes administrativos que trabajan juntos. Algunas empresas pueden incluso crear un departamento separado para estos puestos. Se requiere más coordinación en este entorno de oficina, y algunos trabajadores incluso se les pide que viajen con el equipo ejecutivo en viajes de negocios para ayudar con la organización, la programación y las citas.
Las industrias con puestos de especialidad para estas dos clasificaciones de trabajo también pueden tener diferentes necesidades según su tamaño. El consultorio de un médico pequeño puede pedir a sus asistentes administrativos que gestionen las citas, contesten el teléfono y se encarguen de las necesidades de facturación. Las grandes oficinas pueden contratar a un asistente administrativo para cada necesidad específica: uno contestaría el teléfono, otro realizaría la facturación, etc.
Asistente ejecutivo vs asistente administrativo: sueldos esperados
En los Estados Unidos, el salario base de un asistente ejecutivo comienza en $ 56,000. El rango de salario superior para el puesto es de $ 71,000, lo que crea un salario medio de $ 63,000. Diferentes industrias pueden pagar a sus asistentes ejecutivos más que otras. Las agencias más grandes con un puesto que sirve al presidente o director ejecutivo pueden pagar más que las agencias más pequeñas donde este puesto podría respaldar a toda la C-Suite.
Los asistentes administrativos en los Estados Unidos ganan un salario promedio de $ 41,000 en los Estados Unidos. Los puestos de nivel de entrada pueden comenzar por debajo de $ 30,000 en algunas ubicaciones geográficas, mientras que las grandes ciudades como Los Ángeles o la ciudad de Nueva York pueden tener salarios iniciales superiores a $ 50,000. Hay aumentos salariales para los asistentes administrativos con un título, 5 años de experiencia laboral relevante o una combinación de los dos.
Ambos puestos tienden a ofrecer un salario más alto a los empleados que tienen una certificación profesional.
La Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos pronostica que los niveles de demanda de ambos puestos crecerán un 3% en la próxima década.
Los asistentes ejecutivos y los asistentes administrativos desempeñan papeles fundamentales para su empleador. Uno trabaja como principiante en la mayoría de las circunstancias, mientras que el otro asume un rol más gerencial con el equipo ejecutivo.
