Para evitar sonar como un hipócrita que escribe sobre productividad, decidí implementar los mismos principios mencionados a continuación al escribir este artículo.
Por lo general, me toma de 4 a 20 horas terminar un artículo (lo cual generalmente me daría a entender que es genial, teniendo en cuenta que tengo más de 2500 palabras en la mayoría de los artículos)
Hoy fue diferente.
Mi objetivo era terminar un artículo en menos de dos horas, sin sacrificar la calidad.
Desde pensar en una idea, hasta publicarla aquí (en más de 2600 palabras), me llevó 1 hora y 43 minutos.
Déjame mostrarte cómo ejecutar las cosas de manera eficiente y efectiva.
Si miras las búsquedas en Google obtienes esto:
- Cómo ser más productivo: 89,300,000 resultados
- Cómo ser más eficiente: 213,000,000 resultados
- Cómo ser más efectivo: 230,000,000 resultados
Parece que muchas personas, quieren aprender cómo ser mejores en la ejecución de sus actividades.
La razón de esto es que, incluso con toda la tecnología que tenemos estamos más ocupados que nunca.
Ahora, si ya eres productivo eso significa que terminas más cosas que una persona promedio.
Revisas tu planning y puedes reinvertir el tiempo extra en otras metas que deseas alcanzar, lo que también significa que tendrás más tareas delante. Y cuantas más tareas tengas, más querrás ser productivo.
Es un círculo vicioso.
A menos que decidas abordar esto como un desafío y saber que lo único que importa es el progreso. Volverse más y dar más.
Lo primero es diferenciar ser eficiente vs ser efectivo.
Si recuerdas una idea de este artículo, deja que sea esta:
“La eficiencia es hacer las cosas bien; La efectividad es hacer las cosas correctas”. — Peter Drucker
Eso no significa que debas dejar de leer el artículo, solo el hecho de que tuviste una gran idea desde el principio puede decirte que lo que estoy escribiendo es bastante prometedor.
Antes de pasar directamente a la ejecución estas son las cosas que debes hacer:
- Limpia tu entorno
- Organica tu computadora, teléfono, aplicaciones y navegador
Empecemos.
Cómo ordenar tu entorno
Siempre he estado en desacuerdo con esta cita, siempre me pareció una excusa para dejar las cosas desordenadas:
“Si un escritorio desordenado es un signo de una mente desordenada, ¿entonces, de qué es un escritorio vacío una señal?” — Albert Einstein
¿Quieres saber la respuesta a esta pregunta?
Una mente organizada.
Necesitas enfocarte en organizar tu entorno como lo harías en organizar tu mente.
La gente generalmente asume que esta es una batalla entre la parte analítica y la creativa de tu mente, lo cual no es cierto.
La idea es tener tu información organizada en tu mente. Que puedas encontrar al instante cualquier recuerdo, idea, hecho, historia o cualquier otra cosa.
Es lo mismo para tu entorno.
De esta manera ahorrarás una cantidad increíble de tiempo cuando intentas encontrar un objeto, o pienses en una historia para contar en una conversación, o en un hecho que pueda ayudarte a presentar tu idea en la reunión.
No hay nada peor que tener que tropezar con tus pertenencias porque no sabes dónde colocaste un determinado objeto.
Así es como puedes hacerlo.
Necesitarás un área de trabajo principal y un área de trabajo secundaria.
El área de trabajo principal es tu escritorio, y en él, debes incluir solo las cosas que estás utilizando a diario. Todo lo que se usa una vez a la semana, o que no tiene un uso práctico, pasalo al área de trabajo secundaria. Incluyendo fotos, velas, grapadoras y otras cosas.
El área de trabajo secundaria suele ser un estante. Aquí coloca todo lo que usas semanalmente o mensualmente, como libros, informes, cables, impresoras, fotos y todo lo demás.
La regla a seguir:
Si tomas un artículo, cuando termines de usarlo, devuélvelo a su lugar y posición originales.
Cómo Organizar Tu Computadora, Teléfono, Aplicaciones Y Navegador
Organizando tu computadora y teléfono
Después de que termines de ordenar, el siguiente paso es organizar tu computadora.
El primer paso es eliminar todo lo que no necesitas: archivos, aplicaciones y películas antiguas que viste hace dos meses.
El segundo paso, lo que queda, colocarlo en carpetas, que se crean específicamente en función de tus prioridades.
Haz lo mismo con tu teléfono.
En la pantalla principal, mantén solo las aplicaciones que necesitas usar a diario y en el orden de frecuencia (conozco algunas personas que clasifican las aplicaciones según el color: una pantalla todas azules, una pantalla todas verdes y así sucesivamente).
Coloca todo lo que se usa semanalmente en la pantalla secundaria.
Acostúmbrate, y eso es todo.
Uso de aplicaciones y navegador de manera eficiente
Cuando trabajes, no abras diez aplicaciones, abre solo la que necesita para la tarea en cuestión.
Una vez que termines, cierra todas las aplicaciones que no sean necesarias para la siguiente tarea.
Lo mismo se aplica a las pestañas abiertas en el navegador, solo imagina cuánto tiempo pierde mientras intenta encontrar la pestaña que necesitas cuando hay 25 pestañas abiertas.
Estas cosas suman un minuto a la vez.
Hay una variedad de aplicaciones para productividad, enfoque y hábitos. Pero, mi sugerencia es que sea simple.
Uso Index card (fichas escolares) sin necesidad de wifi o electricidad. Aquí tengo una lista de actividades de alto apalancamiento en una secuencia.
Cuando me despierto, ya sé cuál es la primera acción, y la próxima, y empiezo a hacerla. Una vez terminada, verifico y paso al siguiente.
Luego, para el Chrome uso la extensión llamada Pomodoro Marinara (gratuita) cuando tengo actividades más pequeñas en un día. Esto me reta a ejecutar más rápido.
Siempre que tengas una hora libre, y tengas ganas de hacerlo, simplemente comienza con la primera de la lista.
Mira algo, usar estas aplicaciones regularmente también es un hábito que necesitas establecer.
Por eso es bueno elegir uno como principal y aprender a usarlo como complemento.
Ejecución pura
Aquí aprenderás cómo elegir las actividades correctas para enfocarte y luego cómo ejecutarlas.
La regla a seguir: bloqueo de tiempo (también conocido como programar una reunión contigo mismo)
Usa esta regla, siempre que desees centrarte en las actividades que te ayudarán a alcanzar tus objetivos.
Define las actividades que necesitas ejecutar para lograr tus objetivos
No importa cuál sea tu objetivo, siempre habrá más de 30 cosas diferentes que puedes hacer para lograrlo.
Pero no todas las actividades te darán resultados igualmente grandes, en el menor tiempo posible.
Para bloguear puedes hacer cientos de cosas diferentes para tener más lectores y suscriptores.
Pero, al final solo algunas cosas son las más importantes, y esto es tener tu plataforma para crear contenido y distribuir contenido donde las personas puedan registrarse y leer.
Así es como lo haces:
- Primero, enumera tus tres objetivos más importantes.
- Luego, enumera para cada uno de ellos al menos 10 actividades que puedes realizar para lograr ese objetivo.
- Luego, enumera todas las actividades que realizas actualmente en el trabajo (o en casa)
Luego, fusiona # 2 y # 3.
El siguiente paso será ver qué actividades de esa lista se pueden eliminar.
Eliminar, delegar y automatizar
“Nunca automatices algo que pueda eliminarse, y nunca delegues algo que pueda automatizarse o simplificarse. De lo contrario, perderá el tiempo de otra persona en lugar del tuyo, lo que ahora desperdicias el dinero que tanto te costó ganar. ¿Cómo hacer que el incentivo sea efectivo y eficiente? “—Timothy Ferriss
No importa si tienes 20 o 100 en total, el primer paso es deshacerse de todo lo innecesario.
Muchas tareas que realizas actualmente pueden eliminarse o delegarse en alguien. Y algunas de ellas pueden automatizarse para que puedas concentrarse en otras cosas.
Es un error común pensar que trabajar más te da más resultados; la realidad es que necesitas trabajar en las actividades correctas (alto apalancamiento) y ejecutarlas de manera eficiente (de la manera correcta).
Una vez que tengas la lista, el siguiente paso es hacerse las siguientes preguntas:
Eliminar: ¿Es necesario realizar esta tarea? ¿Me ayuda a llegar a donde quiero ir?
Si es así, ve ha Delegado. Si no, ¡no lo hagas!
Delegar: ¿Se puede delegar esta tarea?
En caso afirmativo, delega. Si no, mira si puedes automatizarlo y luego delegarlo.
Automatizar: ¿se puede automatizar esta tarea?
En caso afirmativo, automatizar. Si no, tiempo de ejecución.
Todo lo que queda es para que tú lo posponga intencionalmente o lo ejecutes.
Conocerás la diferencia cuando enumeres todas estas actividades en una secuencia de acuerdo con las prioridades.
Hazte la siguiente pregunta:
¿Cuál es la ÚNICA cosa que puedes hacer para que al hacerlo todo lo demás sea más fácil o innecesario?
Hazte esta pregunta, hasta que las tenga en la secuencia de prioridades.
Esta es tu Lista de Actividades de Alto Apalancamiento (o como la llamo – LA SECUENCIA)
Estas actividades eventualmente deberían convertirse en tus hábitos.
Ahora, elige el primero de la lista y veamos en qué necesitas concentrarte para ejecutarlo de manera eficiente.
Implementar el 80/20
Ahora que has revisado tus actividades / habilidades de alto apalancamiento y has eliminado, automatizado y delegado todo lo demás.
Veremos cómo necesitas abordar cada actividad / habilidad, y en qué enfocarte para ejecutarlas de la manera más eficiente posible.
Este podría ser el paso de hacerlo o romperlo. Intentar ejecutar una actividad completa y una habilidad completa es posible pero extremadamente abrumadora.
Debido a eso debes dividirlo en pedazos más pequeños. Cada actividad consta de un número particular de componentes.
Aquí está mi ejemplo:
Actividad de alto apalancamiento: escribir un artículo
Ahora, escribir es demasiado genérico, vamos a dividirlo en actividades más pequeñas:
- Decidir un tema para el artículo
- Investigación (palabras clave, citas, historias)
- Título
- Hacer un brain dump
- Organízarlo en secciones
- Reescribir cada uno desde el principio
- Recortar todo lo innecesario
- Terminar de escribir el artículo
- Editarlo
- Agregar palabras clave de SEO
- Corregir
- Encuentra una portada
- Formatear el artículo en WordPress
- Escribir un correo electrónico para la lista de correo electrónico.
- Formatear el correo electrónico en MailerLite
- Corregir el correo electrónico
- Presionar Enviar
También debes prestar atención a la secuencia de las tareas que acabas de definir, tal como lo hice yo.
Una vez que enumeres las tareas más pequeñas, deberá ver cuál genera el mayor ROI (retorno de la inversión). Y empieza por ahí.
La idea es aplicar la regla 80/20 (o el principio de Pareto):
La regla establece que aproximadamente el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas.
¿Pero qué significa esto para ti?
Significa que debes centrarte en un 20% específico de las tareas más pequeñas que has reunido, y obtendrás aproximadamente un 80% de resultados.
Por ejemplo, si tengo 10 horas para terminar todo, y sé que la mayoría de mis lectores provienen de Pinterest, Youtube y la lista de suscriptores privada. Me salto la publicación en PvP porque me lleva una hora formatear, agregar SEO y optimizar para uso móvil.
Así que solo me concentro en lo mencionado anteriormente.
Ahora es tu turno.
Cómo activar el estado de Flow
“Las personas más felices pasan mucho tiempo en un estado de flujo, el estado en el que las personas están tan involucradas en una actividad que nada más parece importar; la experiencia en sí es tan agradable que la gente lo hará incluso a un gran costo, por el mero hecho de hacerlo “. – Mihaly Csikszentmihalyi
Trata esta actividad como si estuvieras implementando un hábito, donde la consistencia siempre superará la cantidad.
Siempre que bloquees el tiempo, incluso durante 30 o 60 minutos, trabaje en ráfagas cortas.
25 minutos, 5 minutos, tómese un descanso, camine, estire, etc.
Antes de aprender cómo activar el flujo, déjame decirte por qué la multitarea es mala.
Primero, tener varios proyectos en curso no es multitarea.
En segundo lugar, la multitarea, por definición, se ocupa de más de una tarea al mismo tiempo.
La razón por la que no estoy apoyando esto es que cada vez que necesitas sentarte y concentrarte en una tarea, es un procedimiento largo, y una vez que sucede, sigues la corriente.
Cambiar de flow a cualquier otra actividad interrumpe el flow, y luego debes repetir el proceso, cambiar el enfoque al nuevo negocio y luego desarrollar flow otra vez.
Cuanto más a menudo cambies mayor será el costo de la transferencia entre actividades.
Solo piensa en tu situación, ¿cuánto tiempo te toma recuperar el flow cuando lo rompes?
Para mí, solía llevarme más de 5 minutos volver a escribir donde lo dejé. Con práctica, he aprendido no solo a activar el flow, sino también a entrenarme (como un delfín) para concentrarme en una sola cosa.
La regla a seguir:
Si comienzas algo, trabaja hasta que termines. Si la tarea es demasiado grande, trabajala hasta que hayas terminado una sección crítica. No rompas el flujo.
Distingo dos tipos diferentes de flow que puedes activar. Así es como hago cada uno de ellos.
1. Flujo de ejecución
Una vez que todo está ordenado, optimizado y que sepas exactamente lo que necesitas ejecutar, debes aprender cómo desarrollar un enfoque en el comando o cómo activar el FLOW profundo.
Para mí, la música funciona, mientras que algunas personas prefieren ritmos binaurales. Puedes encontrar aplicaciones gratuitas para probar esto. YouTube va bien también.
La música lenta, instrumental o clásica funciona cuando necesito diseñar, escribir o crear algo. La razón es que las letras no me perturban.
Cuando tengo muchas tareas que ejecutar, que generalmente no requieren mi autenticidad, sino mi eficiencia, toco algo con un ritmo rápido, generalmente rock, rap o algo similar.
Consejo: encuentra auriculares cómodos (sorprendentemente, para mí los auriculares pequeños de Apple funcionan perfectamente)
2. Flujo creativo (o reflexivo)
En mi caso, las ideas se desarrollan de dos maneras.
Al asimilar una inmensa cantidad de información y luego sintetizarla yo mismo. Hasta el momento que me doy cuenta de algo, y más adelante, me convierto en una idea (generalmente escuchando música instrumental, idealmente piano o guitarra acústica).
La segunda parte es la interacción con personas inteligentes (específicamente con personas que procesan información rápidamente). Donde cada uno de ustedes puede presentar ideas que ellos mismos han formado, y luego, cuando las verbalizan y discuten, tienen increíblemente muchos momentos AJAH!, y luego ocurre la internalización.
Es por eso que es bueno tener dos o tres personas con las que puedas intercambiar ideas fácilmente, y no solo que puedan ofrecer una perspectiva diferente, sino que la verbalización de la noción y el intento de explicárselo a otra persona que no seas tú, conduce a la internalización.
Notas Finales
Desarrolla un hábito para evaluar tu lista de actividades de alto apalancamiento (la secuencia), al menos una vez por semana. Idealmente, querrás hacerlo al final de cada día.
Brevemente, revisa tu lista y tacha lo que hiciste. Esto te dará una sensación de logro.
Luego, elige las actividades que se convertirán en tu prioridad para mañana y comienza a ejecutar nuevamente.
Rinse and repeat
Al hacer esto, generalmente ejecuto 8 horas de trabajo, en menos de 2 horas.
Debido a que no hay distracciones, te estás enfocando en las actividades que te darán el mayor apalancamiento, y estás completamente en tu Flow.
Te sorprenderás lo rápido que tus objetivos comenzarán a alinearse.
Recuerda, La Suerte Favorece al Valiente o al Productivo.
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