¿Sientes que te falta tiempo?
Digamos que programaste 3 tareas para hoy. Empiezas el día lleno de energía para hacer frente a esas 3 tareas. Al final del día, apenas has completado la primera tarea porque había otras cosas que exigían tu atención.
Lo primero que debes reconocer en la gestión del tiempo es que tienes la misma cantidad de tiempo que todos en el mundo.
Bill Gates, Warren Buffett, Tiger Woods, Lebron James y todas las personas en este mundo tienen 24 horas todos los días y 365.25 días al año, al igual que tú.
El tiempo no es una mercancía limitada porque siempre lo tenemos ahí, desarrollándose cada segundo ante ti.
No hay tiempo para administrar. El tiempo es exactamente lo que es. No puedes gestionar tu “tiempo”, hacer una hora más corta o más larga, o hacer que el tiempo sea más rápido o más lento.
El tiempo es una construcción humana artificial.
El concepto de tiempo es una construcción humana artificial. Es un sistema de medición inventado por el hombre para dar sentido a lo que está ante nosotros. Siglos, décadas, años, meses, semanas, días, horas, minutos, segundos y milisegundos: estos son solo términos que creamos para afirmar el control sobre la fluidez del tiempo.
Y también es una creación ingeniosa. La construcción del tiempo nos ha ayudado a establecer el orden y la comprensión entre todos los humanos a medida que llevamos nuestras vidas de manera ordenada. Cuando dices “Reunámonos a las 9 a.m. este viernes”, tus amigos te entienden porque tenemos una comprensión común de cómo funciona el tiempo, demarcado por semanas / días / horas / minutos / segundos.
Pero en realidad, el tiempo es exactamente lo que es. No necesitas más tiempo ni te falta tiempo. El tiempo siempre está ahí. Tienes todo el tiempo por delante.
Reenmarcar el problema en la gestión del tiempo
Sin embargo, lo que sí tienes son actividades que debes completar al final de cada día. Lo que necesitas son mejores habilidades y técnicas para administrar esas actividades y asegurarte de que se completen dentro del plazo designado. Lo que necesitas aprender es ejecución de tareas y la autogestión, no la gestión del tiempo.
Aquí te traigo una cita de David Allen, autor de Getting Things Done:
“No se puede administrar el tiempo, el tiempo es lo que es. Por eso, la “gestión del tiempo” es un problema mal etiquetado, que tiene pocas posibilidades de ser un enfoque eficaz. Lo que realmente administras es la actividad durante el tiempo, y definir los resultados y las acciones físicas requeridas es el proceso central requerido para administrar lo que haces”.
El tema de la gestión de tareas es tan grande que no es posible cubrirlo en un solo artículo. Comenzaré compartiendo el concepto básico de gestión de tareas, seguido de artículos que se basan en este concepto. También compartiré marcos y técnicas de autogestión y tareas que puedes aplicar en tu vida. 🙂
Debido a que “gestión del tiempo” es un término omnipresente, lo usaré indistintamente con “gestión de tareas” en este artículo y otros artículos en este blog. Sin embargo, tú ya sabes lo que realmente quiero decir: que “gestión del tiempo” es un nombre inapropiado, y que realmente estamos viendo tareas y autogestión. 🙂
Dos pilares de la gestión del tiempo: efectividad y eficiencia
El núcleo de la gestión del tiempo puede dividirse en dos partes: efectividad y eficiencia.
- La efectividad significa hacer lo importante. Significa priorizar, enfocarse en lo que se necesita para entregar los resultados y decir no a las cosas que no están en línea con tus objetivos de vida más grandes.
- Eficiencia significa producir el máximo rendimiento con el mínimo desperdicio de esfuerzo. Esto significa la capacidad de hacer las cosas de forma rápida y precisa. Para obtener un mayor rendimiento utilizando la misma o menor inversión de tiempo y recursos.
La esencia de la gestión del tiempo es, primero, trabajar en sus tareas en orden de importancia. En segundo lugar, maximiza el resultado de esas tareas, como he ilustrado a continuación:
Las tareas A, B, C se refieren a su prioridad de importancia, con las tareas A como las más importantes, las tareas B como las segundas más importantes, etc. Entonces, aquí deseas trabajar primero en las tareas más importantes (efectividad) y luego maximizar su salida para cada tarea (eficiencia).
Primer Pilar: Efectividad
Muchas personas atribuyen sus fallas de gestión del tiempo a ser ineficientes, cuando la verdadera oportunidad radica en ser más eficaces. La efectividad se puede aplicar en dos pasos: en primer lugar, haciendo las tareas importantes sobre las tareas menos importantes. En segundo lugar, centrándose en los aspectos importantes de las tareas importantes. La esencia de la efectividad es la priorización. Exploremos cada uno a su vez.
Paso # 1: Haz las tareas importantes primero
La efectividad ocurre cuando trabajas en tus tareas en orden de prioridad. Si a menudo no tienes suficiente tiempo para algo (ejercicio, relaciones), es porque no lo has priorizado lo suficiente. Decidiste hacer otras cosas sobre eso, y es por eso que “no tienes suficiente tiempo” para hacerlo. Tal vez no reconozca la importancia relativa de esta actividad en particular sobre las otras cosas con las que estás ocupado. O tal vez estás atrapado en la rutina de hacer cosas sin importancia.
Por ejemplo: quizás hayas tenido la intención de ir al gimnasio después del trabajo, pero las demandas laborales te mantienen en el trabajo. Aquí, has priorizado tu trabajo sobre el ejercicio. Tal vez hiciste una evaluación rápida de las ventajas y desventajas de trabajar tarde versus hacer ejercicio y decidiste que la primera opción es mejor que la segunda. La naturaleza urgente del trabajo exigió tu atención, mientras que el ejercicio siempre se puede hacer en un momento posterior.
Sea lo que sea, es tu elección personal hacer las cosas que hizo. La propiedad de tus elecciones es necesaria para que puedas progresar en la gestión del tiempo. Algunas personas pasan sus días en actividades aleatorias, como navegar por la web sin sentido, chatear, mirar televisión y descansar. Al final del día, miran hacia atrás y se preguntan dónde ha ido su día. ¿Hubo un problema con su efectividad? Absolutamente. Eligieron priorizar esas tareas aleatorias sobre lo que es realmente importante para ellos.
Entonces, aquí quieres preguntar: “¿Qué es realmente importante para mí? Para las tareas que estoy haciendo ahora, ¿son realmente las tareas más importantes que podría estar haciendo en mi vida? “
Paso # 2: Haz los pasos importantes dentro de la tarea
Veamos el segundo paso: enfocarnos en los aspectos importantes dentro de la tarea.
Digamos que necesitas hacer una presentación y la has priorizado sobre otras tareas en tu lista. Sin embargo, mientras trabajas en la presentación, pasas la mayor parte de su tiempo en subtareas menos importantes. En lugar de trabajar en la calidad de su contenido, pasas el 50% de tu tiempo cambiando detalles minuciosos, como tener colores de fuente coincidentes y corregir alineaciones de texto en cada diapositiva.
Ahora no digo que no sea importante tener un aspecto profesional y consistente en sus materiales. He hecho una buena cantidad de presentaciones en el trabajo, al menos unos cientos de ellas.
Sin embargo, deseas tener claro el objetivo y la prioridad de esta tarea. El objetivo de esta presentación es (digamos) obtener una calificación A. Los componentes que conforman la calificación son su contenido, entrega y participación de la audiencia. El diseño de las diapositivas quizás influya en la percepción de la audiencia en un nivel intangible.
Dado que, la esencia de esta tarea de presentación es el contenido y la entrega, no el diseño. Hay una diferencia entre pasar el 10% y el 80% de tu tiempo en diseño. A menos que tu diseño de diapositiva se vea absolutamente horrible, estas pequeñas cosas no van a importar a la larga. Cuantas más presentaciones hago, más tiempo paso en el contenido, la organización de ideas, mi entrega y posibles preguntas en lugar de detalles más pequeños como el formato, el aspecto y la sensación.
Recuerdo que cuando comencé a hacer presentaciones en la universidad, perdía tanto tiempo en el diseño y el formato que no marcaron una gran diferencia en el panorama general. Aplazaría el trabajo en mi entrega, es decir, cómo me presentaría, hasta lo último en mi lista de tareas pendientes. Fue un gran error, porque terminé teniendo poco o ningún tiempo para trabajar en mi discurso y entrega, y estos fueron muy cruciales.
Hoy en día, mis presentaciones pueden ser texto negro simple sobre un fondo blanco dependiendo de las personas a las que me presente. Por supuesto, si estoy presentando a una multitud que percibe el diseño como parte del contenido, pondré esfuerzo en el diseño. Al final, se reduce a priorizar los pasos que importan.
Segundo Pilar: Eficiencia
La eficiencia consiste en hacer las cosas de manera rápida y precisa, tiene un impacto menor que mejorar la efectividad. Esto se debe a que existe un límite en cuanto a la rapidez y la cantidad que podemos hacer dentro de nuestra capacidad humana.
Digamos que tienes un informe para escribir. Es un informe de 6,000 palabras que ya has escrito en papel y necesitas digitalizarlo. Con una velocidad de escritura de 60 WPM (palabras por minuto), puedes hacer el trabajo en 100 minutos. Si intentas escribir más rápido a 65 WPM, terminarás el trabajo en 92 minutos, lo que ahorra 8 minutos de tu sincronización original, lo cual es bueno pero no mucho en el esquema más amplio de las cosas. ¡Eso supone que no cometas más errores por el aumento de la velocidad!
Ahora, mejorar tu efectividad (para trabajar primero en las tareas correctas) puede ayudarte a ahorrar mucho más tiempo.
Un ejemplo de efectividad es escribir el informe directamente en tu computadora para comenzar, en lugar de escribirlo en papel y luego transferirlo a la computadora, lo que crea un paso adicional.
Cuando estás en una posición de nivel superior donde el tiempo es una escasez constante, vale la pena delegar tus tareas por una tarifa, porque las ganancias de tiempo que obtienes son mucho más valiosas que el costo de la contratación.
Volviendo al ejemplo anterior, puedes escribir el informe directamente en tu computadora para comenzar, en lugar de escribirlo en papel y transferirlo a la computadora, lo que crea un paso adicional. Puede usar un escáner de lápiz para escanear el texto, aunque está sujeto a errores, por lo que puede no ser tan bueno como el anterior. Incluso puedes delegar o subcontratar la escritura a alguien, lo que hace la tarea sin costo de su tiempo.
Mejorar la eficiencia es definitivamente importante, pero antes de trabajar en la eficiencia, debemos asegurarnos de que estamos siendo efectivos. La efectividad generalmente implica cambios de paradigma en la forma en que pensamos acerca de nuestras tareas y cambios en nuestro enfoque. La eficiencia implica un aumento en la velocidad, la acción y la precisión.
La mayoría de las personas hoy cometen el error de trabajar en la eficiencia, pensando que eso es todo para la gestión del tiempo. La efectividad debe venir antes que la eficiencia para maximizar nuestra producción.
Al final, cuando trabajas en Efectividad y Eficiencia, sacas lo mejor de tu vida.
Esto es parte de la serie Maximización de la productividad. Mira los otros artículos:
Cómo aumentar drásticamente tu eficiencia y efectividad en la vida.
Ley de los rendimientos decrecientes.
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