Si está instalando o comenzando a administrar un negocio, lo más probable es que necesite a alguien que sea lo suficientemente eficiente como para asegurarse de que todas sus tareas de administración se realicen. Ahora, debe saber que encontrar a la persona adecuada para el trabajo puede ser complicado, porque dependiendo de su estructura organizacional y sus procesos, es posible que deba elegir entre un asistente ejecutivo y un asistente administrativo. Como puede ver, estos dos puestos a menudo se confunden entre sí, y si no tiene suficiente conocimiento sobre sus deberes específicos y atributos necesarios, puede encontrarse contratando a la persona equivocada. Esto significa que hay que recopilar la mayor cantidad de información posible sobre ellos para evitar una situación tan desfavorable.
Resumen de trabajos para ambas posiciones
Si bien un asistente administrativo básicamente ayuda en la gestión de una oficina y en el manejo de las tareas administrativas, este profesional a menudo progresa hasta convertirse en un asistente ejecutivo, donde la asistencia a los ejecutivos de la empresa se agregará a sus roles y responsabilidades existentes. En general, las funciones de estos dos puestos son prácticamente similares, pero los asistentes ejecutivos suelen asumir tareas más importantes que los asistentes administrativos. Aun así, una persona que se coloque en cualquiera de estas posiciones probablemente estará trabajando con equipos y suministros de oficina, como una computadora, sistema telefónico, fotocopiadora, impresora, máquina de fax, etc. La capacitación de nuevos empleados podría ser una tarea de ambos. Profesionales. Pero aún así, hay ciertos deberes que hacen que uno de ellos sea distinto del otro.
Funciones y responsabilidades distintivas
En cuanto al asistente ejecutivo, su trabajo suele estar más centrado en satisfacer las necesidades de los ejecutivos para los que trabaja. Sería su responsabilidad gestionar los horarios diarios y concertar citas personales para los ejecutivos o personas de alto nivel de la organización, así como preparar diapositivas y demostraciones que utilizarán sus jefes. Además, también se le puede otorgar la autoridad para supervisar a otros miembros del personal en la oficina, monitoreando sus proyectos.
Por otro lado, las funciones y responsabilidades de un asistente administrativo a menudo incluirían programar reuniones, mantener documentos y archivos, ingresar datos comerciales en una base de datos de computadora, contestar llamadas telefónicas y dirigir visitantes. Este profesional puede extender sus especializaciones a otras áreas específicas, como la medicina o el derecho. En cuanto al asistente administrativo médico, será responsable de archivar los registros médicos, atender las llamadas a la farmacia y saludar a los pacientes, mientras que un asistente administrativo legal será el que realice la investigación básica y organice los documentos legales bajo la supervisión de un asistente legal o un abogado.
Diferencias clave
Generalmente, existe una gran diferencia entre un asistente ejecutivo y un asistente administrativo, donde el primero generalmente gana más dinero y goza de más prestigio que el segundo. La razón principal de esto es que un asistente ejecutivo atiende a los ejecutivos, básicamente actuando como la mano derecha de su jefe, como el presidente, el vicepresidente, el director ejecutivo (CEO) y el director financiero (CFO). En cuanto al asistente administrativo, generalmente se ocupa de las tareas de rutina que son necesarias para mantener una empresa en orden, que pueden incluir, entre otras, programar reuniones, archivar, contestar llamadas telefónicas y entretener a los visitantes. Sin embargo, esto no significa que las tareas del asistente administrativo no puedan asignarse a un asistente ejecutivo, como es muy probable que sí. De todos modos,
Además, los asistentes ejecutivos suelen ser responsables de todos los trámites administrativos de la gestión empresarial y suelen estar asociados con una sola persona, como un director o un ejecutivo, en una gran empresa y todos los ejecutivos en empresas más pequeñas. Este profesional necesita poder llevar a cabo todas las solicitudes de los gerentes y muchas veces sirve como última barrera ante la oficina ejecutiva, lo que significa que puede ser reservado a la hora de manejar información confidencial, intentando ser discreto en todo momento. . Dedica su carrera a ayudar a los funcionarios corporativos, no solo brindando apoyo administrativo, sino también asesoría profesional. En la mayoría de los casos, los ejecutivos tratan a este profesional como la persona a quien acudir para obtener ideas, recomendaciones y ayuda confidencial. Pero al igual que otros puestos de una organización,
En términos de educación, los empleadores generalmente prefieren contratar a un asistente ejecutivo que tenga un título de 4 años en negocios o cualquier campo relacionado, mientras que un asistente administrativo solo necesita un diploma de escuela secundaria con habilidades básicas de oficina e informática para calificar para puestos de nivel de entrada relevantes. .
En cuanto al salario, la Oficina de Trabajo y Estadísticas mostró que el salario promedio de los asistentes ejecutivos en mayo de 2011 era de $ 23,13 la hora, mientras que era de $ 16,66 para los asistentes administrativos. Con base en estas cifras, las cifras anuales para los asistentes ejecutivos serían más de $ 13,000 más de lo que ganarían los asistentes administrativos.
Ambientes donde son más eficientes
En una oficina pequeña, los deberes y responsabilidades de un asistente ejecutivo o un asistente administrativo suelen ser realizados por varios miembros del personal, donde en realidad, algunas tareas las realizan los propios ejecutivos. En un entorno de trabajo de tamaño medio, deben estar muy organizados y tener el conjunto de habilidades para realizar una variedad de tareas. Esto es especialmente cierto para los ejecutivos de la empresa que necesitan mantener un alto nivel de confidencialidad e integridad para mejorar la empresa que están buscando. En cuanto a una oficina grande, normalmente necesita tener un asistente ejecutivo y un asistente administrativo, ya que es muy importante tener a alguien que pueda administrar la oficina y otro que coordine a las personas que atienden directamente a los ejecutivos. En algunos casos,
Con todo, estos dos títulos de trabajo brindan apoyo administrativo avanzado para gerentes y ejecutivos. Lo que distingue sus deberes y responsabilidades es que uno requiere tareas más rutinarias y administrativas, mientras que el otro implica un alto nivel de confidencialidad y responsabilidad.
